即将更改的同意通知

历史与现状

你们中的许多人可能知道，哈佛大学在两年多前推出了目前的PCard项目。随着新程序的推出，我们向持卡人及其代理人（只有在“接收电子邮件”中有复选标记的代理人将收到通知）实现了Concur通知电子邮件，以提醒他们等待Concur处理和提交的老化交易。持卡人/代表目前在提交交易前会收到两种提醒：

• 未分配交易提醒-发送给持卡人的交易，没有包括在一个费用报告。通知报告须在提交日期后28天内提交。
  • 提醒会在第7、14和26天发出，如果持卡人在旅行中无法满足28天的时间限制，则鼓励持卡人通知他们的CFAO。
  • 在第29天，他们被告知他们的信用卡将被暂停，直到交易被证实并提交报告。此外，这将被视为违反政策注意：如果持卡人在第28天之前向其CFAO报告他们正在旅行，该卡将不会被暂停，也不会违反政策。请忽略通知。
• 未提交的报告提醒-发送给持卡人的报告已经准备好，但尚未提交审批。他们应在最早的交易截止日起计28天内提交报告。
  • 提醒将在第21天和第26天发送，如果他们正在旅行并且无法满足28天的时间限制，则鼓励他们通知他们的CFAO。
  • 第29天，他们被告知，在提交报告之前，他们的信用卡将被暂停。此外，这将被视为违反政策注意：如果他们在第28天之前向他们的CFAO报告他们正在旅行，卡将不会被暂停，也不会违反政策。请忽略通知。

为什么需要改变？

在过去的两年中，我们收集了你们所有人关于同意通知程序的反馈。我们听到了两个主要的痛点：

• 提醒不提供交易细节，让持卡人/代理人容易知道他们为什么收到通知。
• 通过使用两种不同类型的提醒，会出现持卡人/代理人在同一天收到多个相互冲突的电子邮件的情况。
  • 例：持卡人收到26天未分配交易提醒。他们将交易拉入费用报告，但不在当天提交。这将触发在第二天发送21天和26天未提交的报告提醒，因为该事务现在满足该报告的要求。

财务部门一直在与Concur合作，以简化这一流程，并使校园客户的通知更加透明。请注意，通知是唯一的变化。对PCard政策或程序没有影响。

新的通知流程

从2024年12月10日开始，我们将实施新的通知流程，它将把历史记录和当前流程部分中概述的两种提醒类型合并为一种提醒类型。此提醒将称为“未经证实的交易提醒”。在此过程中，只有将交易纳入费用报告并提交财务审批，交易才被认为是确定的。

持卡人及参会代表将注意到此通知邮件的以下更改。

• 交易细节将以图表的形式添加，以清楚地说明他们为什么会收到电子邮件（见下面的截图）。

  
  • 对于拉入费用报表但尚未提交财务审批的任何交易，将填写报表名称列。
  • 根据大学的政策，延迟提交违规是在事务级别。这意味着如果您的提醒中有两笔交易，如果在发布日期后28天内没有得到证实，这将被视为两次违规。
• 一种提醒类型将确保持卡人只收到一封电子邮件的确切日期，它达到每个提醒日期。
• cfao将在第21天（而不是目前流程中的26天）开始被复制到提醒中，以便他们能够更好地管理和支持持卡人在政策截止日期前完成任务。
• 最后通知将被添加到26天的提醒电子邮件中，以使其对收件人来说是紧急的。

未经证实的交易提醒将按照以下时间表进行：

• 提醒将在第7天、第14天、第21天和第26天发送，无论它们是否在费用报告中，还是未分配给报告。如果持卡人无法满足28天的期限，我们将鼓励他们与CFAO联系。
• 在第29天，持卡人会被告知他们的信用卡将被暂停，直到交易被证实为止。此外，这将被视为违反政策

注意：如果持卡人在第28天之前向他们的CFAO报告他们正在旅行，该卡将不会被暂停，也不会违反政策。请忽略通知。

问题吗?请通过金融客户服务部或电子邮件financecustomercare@ohio.edu提交门票。